Siivousyrittäjän opas: Näin hoidat puhelut ilman keskeytyksiä

Takaisin blogiin

Siivousyrittäjä elää käytännössä kahdessa maailmassa samanaikaisesti. Ensimmäisessä olet kohteessa, kädet työssä, asiakas odottaa täydellistä lopputulosta. Toisessa maailmassa puhelin soi ja joku haluaa tarjouksen, haluaa muuttaa ajankohtaa tai kysyy hintaa. Näitä kahta maailmaa on lähes mahdoton yhdistää.

Tässä oppaassa käymme läpi, miksi puhelinten hallinta on siivousyrittäjälle erityisen vaikeaa, mitä se maksaa vuodessa ja miten asia ratkeaa käytännössä.

Miksi puheluihin vastaaminen on siivoustyössä erityisen vaikeaa?

Monella alalla yrittäjä voi vilkaista puhelimen ja päättää, vastaako hän vai ei. Siivousyrittäjällä tämä vaihtoehto puuttuu usein kokonaan.

• Kädet ovat kiinni työssä. Hanskat, moppi, pyyhin. Puhelimeen ei yksinkertaisesti pääse.
• Olet asiakkaan tiloissa. Puhelimeen vastaaminen kesken siivouksen näyttää epäammattimaiselta. Asiakas, jonka talossa olet, ansaitsee täyden huomiosi.
• Työ on liikkuvaa. Siirryt kohteesta toiseen. Auton ratissa tai portaikossa ei ole hyvä hetki soittaa takaisin.
• Ketju on lyhyt. Yksinyrittäjänä tai pienessä tiimissä ei ole ketään muuta, joka voisi ottaa puhelun.

Siivoustyössä puheluihin vastaaminen ei ole vain hankalaa, se on usein mahdotonta. Silti jokainen vastaamaton soitto on potentiaalisesti menetetty asiakas tai heikentynyt asiakassuhde.

Mitä yksi vastaamaton soitto maksaa?

Uusi asiakas ei soita kahta kertaa. Tämä on tosiasia, jonka jokainen yrittäjä tuntee, mutta jonka todelliset kustannukset jäävät usein laskematta.

Ajatellaan konkreettinen tilanne. Olet kiireisellä viikolla ja yksi muuttosiivousasiakas ei tavoita sinua. Hän löytää seuraavan yrityksen Googlesta, saa heti vastauksen ja tilaa heiltä. Muuttosiivouksen arvo on tyypillisesti 250–500 euroa. Jos tällainen tilanne toistuu kerran viikossa, se tarkoittaa yli 10 000 euron menetettyjä töitä vuodessa. Vain vastaamattomien puheluiden takia.

Vakioasiakkaat huomaavat myös, jos heitä on vaikea tavoittaa. Luottamus rakentuu pienistä asioista, ja saavutettavuus on yksi tärkeimmistä.

Kolme tilannetta, jotka toistuvat viikottain

1. Uusi asiakas soittaa ensimmäistä kertaa

Henkilö on etsinyt siivouspalvelua netistä, löytänyt sinun numerosi ja soittaa. Olet kohteessa. Puhelu ei mene läpi. Soittaja ei jätä viestiä, hän etsii seuraavan yrityksen.

Tämä on kaikista tilanteista kriittisin, koska uusi asiakas ei ole vielä sitoutunut sinuun. Hänellä ei ole syytä odottaa vastaustasi, kun kilpailija vastaa heti.

2. Vakioasiakas haluaa muuttaa ajankohtaa

Pitkäaikainen asiakkaasi haluaa siirtää viikkosiivousta tunnilla. Yksinkertainen asia, mutta hän ei saa sinua kiinni. Soittaa uudelleen illalla, ei vastausta. Lähettää tekstiviestin. Saat sen vasta puoli kahdeksan jälkeen, kun olet jo kotona väsyneenä.

Pieni muutos aikataulussa muuttuu turhaksi harmin aiheeksi. Asiakas alkaa miettimään, kuinka hyvin teidän yhteistyö oikeasti sujuu.

3. Sesonkihuippu: puhelin soi koko päivän

Keväinen loppusiivoussesonki tai joulunalun yleissiivoukset tuovat puhelintulvan juuri silloin, kun olet kiireisimmillään. Puhelin soi puolen tunnin välein. Et pysty vastaamaan puoliinkaan, ja illalla on lista soittamattomia numeroita joihin pitäisi reagoida.

Sesonkihuiput ovat siivousyrittäjälle sekä parasta että stressaavinta aikaa. Töitä riittäisi, mutta ilman toimivaa puhelinhallintaa osa tarjouspyynnöistä menee ohi juuri silloin kun niitä eniten tarvitaan.

Miten Puhebotti muuttaa arjen?

Puhebotti on älykäs puhelinvastaaja, joka ottaa puhelun vastaan silloin kun sinä et pysty. Se ei pyydä soittajaa jättämään viestiä. Se käy oikean keskustelun.

Käytännössä se toimii näin: asiakas soittaa sinulle. Olet kohteessa. Puhebotti vastaa heti yrityksesi nimellä, kertoo olevansa älykäs vastaaja ja kysyy asiakkaan nimen, puhelinnumeron, mitä siivousta hän tarvitsee, minkä kokoinen kohde on ja milloin työn pitäisi tapahtua. Kaikki tiedot lähetetään sähköpostiin heti puhelun päätyttyä.

Kun olet tauolla tai päivä päättyy, sinulla on selkeä lista: kuka soitti, mitä halusi ja milloin tavoittaa. Soitat takaisin tiedot käsissä ja teet tarjouksen. Asiakas ei ole ehtinyt soittaa muualle, koska hän on jo saanut palvelua.

Mitä sähköpostiin tulee jokaisen puhelun jälkeen?

Puhebotti oppii yrityksesi tarpeet koulutuksen aikana. Siivousyrittäjälle tyypillinen tieto, jonka Puhebotti kerää jokaisesta puhelusta:

• Asiakkaan nimi ja puhelinnumero
• Siivoustyyppi: loppusiivous, muuttosiivous, viikkosiivous, ikkunanpesu tai jokin muu
• Kohteen osoite ja koko (neliöt tai huoneluku)
• Toivottu ajankohta tai kiireellisyys
• Erityistoiveet, kuten lemmikit, allergiat tai erityiskohteet

Saat juuri sen tiedon, jota tarvitset tarjouksen lähettämiseen ilman lisäsoittoja. Asiakas kokee tulleensa palvelluksi. Sinä säästät aikaa.

Käyttöönotto onnistuu ilman IT-tukea

Puhebotin käyttöönotto ei vaadi IT-osaamista, laitehankintoja tai pitkää odottelua. Prosessi menee näin:

• Tilaa kokeilu ja saat koulutuskysymykset sähköpostiin.
• Vastaa kysymyksiin yrityksestäsi. Tiimimme kouluttaa Puhebotin 2–3 päivässä.
• Aseta soitonsiirto omaan liittymääsi yhdellä lyhytkoodilla. Saat tarkat ohjeet operaattorisi mukaan.

Soitonsiirto astuu voimaan vain silloin, kun et vastaa itse. Puhelimesi toimii normaalisti. Puhebotti astuu kuvaan vain silloin kun sinä et pysty.

Sopii yksinyrittäjälle, tiimille ja kasvavalle yritykselle

Puhebotti toimii yhtä hyvin riippumatta siitä, oletko yksin tai johdat useamman hengen tiimiä.

• Yksinyrittäjä saa avun puheluiden hallintaan ilman lisähenkilöstöä.
• Pieni tiimi voi keskittyä tekemiseen ilman huolta siitä, kuka vastaa puhelimeen.
• Tiimivetäjä tai johtaja saa varmuuden, että asiakaspalvelun laatu pysyy tasaisena myös silloin kun väki on kentällä.
• Kasvava yritys pystyy ottamaan enemmän töitä vastaan, kun yksikään tarjouspyyntö ei mene ohi sesonkihuipussakaan.

Kokemuksemme perusteella siivousalan yrittäjät huomaavat hyödyn erittäin nopeasti. Työ on käytännönläheistä, puhelut tulevat päällekkäin ja asiakkaat odottavat nopeaa vastausta. Puhebotti ratkaisee juuri tämän yhtälön.