Tekstarimuistutus siivousyrittäjälle: Näin vähennät poisjäämisiä ja pidät kalenterin täynnä

Takaisin blogiin

Siivousyrittäjän arki pyörii kalenterin ympärillä. Jokainen täytetty aika on tuloa. Jokainen tyhjä aika on menetettyä tuloa, josta kiinteät kulut juoksevat silti. Kun asiakas ei ilmesty paikalle tai peruuttaa liian myöhään, seuraukset tuntuvat suoraan kassassa.

Tässä oppaassa käymme läpi, miksi poisjääminen on siivousyrittäjälle erityisen kallis ongelma, millaiset tilanteet toistuvat viikosta toiseen ja miten automaattinen tekstarimuistutus pitää päivän kasassa ilman lisätyötä.

Miksi ajan unohtaminen on siivousyrittäjälle erityisen kallis virhe?

Monella palvelualalla myöhästynyt tai peruuntunut asiakas tarkoittaa hetken odottelua. Siivousyrittäjälle se tarkoittaa jotain muuta.

• Siivoustyö on sidottu paikkaan. Siivooja ajaa kohteeseen, mutta jos asiakas ei ole kotona eikä avaimia ole sovittu, kohteeseen ei pääse sisään. Matka ja aika menevät hukkaan.
• Tyhjää aikaa on vaikea täyttää lyhyellä varoitusajalla. Jos asiakas peruuttaa samana aamuna, uuden asiakkaan löytäminen samalle tuntilistalle on lähes mahdotonta.
• Siivousaika on kiinteää kapasiteettia. Siivousyrittäjä ei voi tehdä kahta keikkaa samaan aikaan. Menetetty aika on aidosti menetettyä tuloa, ei siirrettyä.
• Toistuvat asiakkaat unohtavat helposti. Viikkosiivous on rutiini, ja rutiinit unohtuvat. Asiakas on töissä, matkalla tai muuten kiireinen ja unohtaa täysin, että siivoja tulee tänään.

Ja vaikka asiakas olisikin kotona, unohtunut siivous tuo mukanaan toisen ongelman. Pöydillä on tavaroita, lattialla on tavaroita, mitään ei ole siirretty sivuun. Siivooja käyttää ensimmäiset 20 minuuttia raivamiseen sen sijaan että siivous alkaisi heti. Kalenteriin merkitty aika ei enää riitä. Seuraava kohde odottaa. Kiire kasvaa.

Yksi poisjääminen viikossa tarkoittaa vuositasolla kymmeniä menetettyä tuntia. Lasketaan konkreettisesti: jos yksi viikkosiivouksen hinta on 80 euroa ja se jää tekemättä kerran kuussa, se on lähes tuhat euroa vuodessa pelkästään unohduksista.

Kolme tilannetta, jotka toistuvat viikottain

1. Asiakas unohtaa siivouspäivän kokonaan

Viikkosiivousasiakas on sopinut siivouksen joka toinen tiistai. Siivoja saapuu. Asiakas on töissä, ovi lukossa, avainta ei ole saatavilla. Siivoja odottaa hetken, yrittää soittaa. Asiakas on kokouksessa. Keikka jää tekemättä.

Asiakas pahoittelee myöhemmin. Hän ei tarkoittanut pahaa. Hän vain unohti. Mutta tulos on sama: menetetty aika ja turha matka.

2. Peruutus tulee liian myöhään

Asiakas muistaa aamulla herätessään, että tänään on siivous, mutta hänellä on este. Hän soittaa tai lähettää viestin kello kahdeksan. Siivoja on jo lähdössä tai matkalla.

Jos asiakas olisi peruuttanut edellisenä päivänä, aika olisi ehkä ehditty täyttää. Nyt se jää tyhjäksi. Siivoja menettää aamupäivän.

3. Asiakas soittaa tarkistaakseen aikataulun

Asiakas ei muista täsmälleen, onko siivous tänään vai huomenna. Hän soittaa. Olet juuri asiakkaalla, kädet työssä. Puhelu menee ohi tai keskeyttää siivouksen.

Pieni asia, mutta se vie minuutteja, häiritsee keskittymistä ja toistuu useammin kuin pitäisi. Muistutusviesti poistaa tämän kokonaan.

Mitä tekstarimuistutus tekee käytännössä?

Automaattinen tekstarimuistutus lähettää asiakkaalle viestin sovittuna ajankohtana ennen siivousta, yrityksesi nimissä ja ilman että sinun tarvitsee tehdä mitään.

Tyypillinen muistutus siivousyrittäjälle:

• 24 tuntia ennen. Asiakas saa muistutuksen edellisenä päivänä. Hänellä on aikaa varmistaa, että on kotona tai että avain on saatavilla. Jos este tulee, hän peruuttaa ajoissa ja sinä ehdit järjestää tilalle uuden asiakkaan.
• 2 tuntia ennen. Lyhyt muistutus juuri ennen siivousta. Toimii erityisesti ensikertalaisille tai harvemmin siivouttaville asiakkaille, jotka eivät vielä tunne rutiinia.
• Viestissä voi olla käytännön ohjeita. Esimerkiksi muistutus avaimesta, lemmikkien sijoittamisesta tai mistä siivooja aloittaa, jos asiakas ei ole kotona.

Asiakas kokee tulleensa huomioiduksi. Sinä saat vähemmän yllätyksiä. Päivä sujuu niin kuin oli suunniteltu.

Miksi siivousala hyötyy erityisesti toistuvista muistutuksista?

Tekstarimuistutus sopii monelle alalle, mutta siivousyrittäjälle sen hyöty on erityinen kahdesta syystä.

Ensinnäkin siivousasiakkuudet ovat pitkiä ja toistuvia. Viikkosiivous tarkoittaa jopa 50 käyntiä vuodessa saman asiakkaan luona. Muistutusviesti rakentaa luotettavuutta ja ammattimaisuutta kerrasta toiseen. Asiakas huomaa, että asiat toimivat ja hänet on muistettu.

Toiseksi sesonkityöt tuovat paljon uusia asiakkaita, jotka eivät tunne rutiinia. Loppusiivous muutossa tai joulunalustan yleissiivous on usein ensiasiakas. Hän on stressaantunut ja kiireinen. Muistutusviesti varmistaa, että hän muistaa olla valmistautunut siivoukseen.

Käyttöönotto: integrointi olemassa olevaan järjestelmään

Tekstarimuistutus kytketään siivousyrityksen käytössä olevaan CRM- tai ERP-järjestelmään, jossa asiakkaiden tiedot ja työn ajankohta jo sijaitsevat. Muistutus lähtee automaattisesti oikeaan aikaan ilman manuaalista työtä.

• Toimii nykyisten järjestelmien kanssa. Ei tarvita uutta ohjelmistoa. Puhebotti integroituu siihen järjestelmään, jota käytät jo valmiiksi.
• Ei manuaalista työtä. Kun työ on kirjattu järjestelmään, muistutus lähtee automaattisesti. Sinun ei tarvitse muistaa lähettää mitään.
• Oikea ajoitus automaattisesti. Muistutus lähtee sovitun aikataulun mukaan, esimerkiksi 24 tuntia tai 2 tuntia ennen.